LESJビジネス英語サービス行政書士事務所のブログ

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2010年 07月 31日

英文サマリーをつくる。

英文事務をしていますと・・・

「◇◇について調べて、ささっとまとめて大事なことだけ教えてよ。」
的なリクエストをよく受けます。

これは、いろんな意味で高度な技が必要です。

なぜか?

その1. 依頼する側は、そもそも自分が忙しいから頼んでいるので
調べて欲しい内容について詳しい内容を提供しない場合が多い。


034.gif「この間のあの件、ささっとまとめといて。」というような依頼の仕方を
された場合には確実にどの内容か確認する必要があります。

その2. 依頼した側が「これが知りたかったんだよー。」049.gifと思うであろう
ポイントを意識してリサーチを開始する必要がある。


なんとなく広範囲の情報を集めていては、時間がかかるだけで
必要でない情報に自分が埋もれることになります。あとでサマリーに
まとめなければいけないことを考えてもこれは効率が悪いです。
最悪、時間を費やした挙句に「使えないなー。もういい、自分でやるよ。」
などと言われ、両者にとって残念な結果となります057.gif

その3. 信憑性のある情報かどうか、確認しながらリサーチを
進めなければならない。


サマリーに書かない内容でも、膨大なデータが増えるのはむしろ
こちらの裏付け内容であることが多いです。

その4. 時間がない相手でも分かりやすく読み進められるように
意識してサマリーにまとめなければならない。


冒頭の一段落で概要についてまとめ、そこから先の詳細については
知りたい人は読む、概要で十分な場合は読まない等、読み手が
効率的に情報を収集できるように工夫したまとめ方をする必要が
あります。

その5. 059.gif与えられた時間に見合った最大限の情報を収集する。

リサーチを始める段階で、情報収集、取捨選択、サマリー作成に
使う時間をそれぞれ割り振っておかないと、情報は集まったけれど
まとめる時間がない!という最もまずい事態に陥ってしまいます。

以上、当たり前のようでいて瞬時にこれを全部頭にいれて動くのは
なかなか難しいことです。

ちなみに英文サマリーの場合、冒頭の概要説明はExecutive Summary
(エグゼクティブサマリー)と言われ、必須事項になります。
時間がないエグゼクティブ(お偉い役付きの方々)はほとんどの場合
ここのみを読むので、必死で調べたその他の詳細は結局日の目を
見ないことが多いのですが、それでもいざと言う時にミスが発覚しては
大変なので手は抜けません066.gif

お勤め時代、深夜残業と休日労働の多くをこの手の日の目を見ない仕事に
費やしました。しかし、それも知った上で、手を抜かずにリサーチ+サマリー
を作成するのが一番難しい技だったかな^^。。。063.gif

by lesj | 2010-07-31 18:52 | 英文事務代行


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