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カテゴリ:英文事務代行( 3 )


2015年 09月 10日

台風にも負けず品川

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今日は久々の品川入管でした。
英文事務代行のお客様からの依頼で、断わりきれずにお受けしました。
ちなみに、心配症の私は眠れなくなるので入管業務は苦手です^^;
期限までギリギリのスケジュールなので、台風の中、上京することになりました。

空いてるかと思いきや、やはり入管は待つ人いっぱい。
台風情報を待合のTVで見ながら、4時間待ちで提出しました!



入管に来る前に、せっかくなので品川駅でランチミーティング。
メキシカンランチが美味しくてご機嫌になりました(^ ^)

by LESJ | 2015-09-10 20:36 | 英文事務代行
2010年 07月 31日

英文サマリーをつくる。

英文事務をしていますと・・・

「◇◇について調べて、ささっとまとめて大事なことだけ教えてよ。」
的なリクエストをよく受けます。

これは、いろんな意味で高度な技が必要です。

なぜか?

その1. 依頼する側は、そもそも自分が忙しいから頼んでいるので
調べて欲しい内容について詳しい内容を提供しない場合が多い。


034.gif「この間のあの件、ささっとまとめといて。」というような依頼の仕方を
された場合には確実にどの内容か確認する必要があります。

その2. 依頼した側が「これが知りたかったんだよー。」049.gifと思うであろう
ポイントを意識してリサーチを開始する必要がある。


なんとなく広範囲の情報を集めていては、時間がかかるだけで
必要でない情報に自分が埋もれることになります。あとでサマリーに
まとめなければいけないことを考えてもこれは効率が悪いです。
最悪、時間を費やした挙句に「使えないなー。もういい、自分でやるよ。」
などと言われ、両者にとって残念な結果となります057.gif

その3. 信憑性のある情報かどうか、確認しながらリサーチを
進めなければならない。


サマリーに書かない内容でも、膨大なデータが増えるのはむしろ
こちらの裏付け内容であることが多いです。

その4. 時間がない相手でも分かりやすく読み進められるように
意識してサマリーにまとめなければならない。


冒頭の一段落で概要についてまとめ、そこから先の詳細については
知りたい人は読む、概要で十分な場合は読まない等、読み手が
効率的に情報を収集できるように工夫したまとめ方をする必要が
あります。

その5. 059.gif与えられた時間に見合った最大限の情報を収集する。

リサーチを始める段階で、情報収集、取捨選択、サマリー作成に
使う時間をそれぞれ割り振っておかないと、情報は集まったけれど
まとめる時間がない!という最もまずい事態に陥ってしまいます。

以上、当たり前のようでいて瞬時にこれを全部頭にいれて動くのは
なかなか難しいことです。

ちなみに英文サマリーの場合、冒頭の概要説明はExecutive Summary
(エグゼクティブサマリー)と言われ、必須事項になります。
時間がないエグゼクティブ(お偉い役付きの方々)はほとんどの場合
ここのみを読むので、必死で調べたその他の詳細は結局日の目を
見ないことが多いのですが、それでもいざと言う時にミスが発覚しては
大変なので手は抜けません066.gif

お勤め時代、深夜残業と休日労働の多くをこの手の日の目を見ない仕事に
費やしました。しかし、それも知った上で、手を抜かずにリサーチ+サマリー
を作成するのが一番難しい技だったかな^^。。。063.gif

by lesj | 2010-07-31 18:52 | 英文事務代行
2010年 07月 27日

東大でお仕事


縁あって6月から東大関連のお仕事をしています。
こちらは初めて出張した時に撮った一枚。
いかにもって感じの建物ですよね。

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さて、私が何のお仕事をしているかというと。。。。。。

東大の中にある向ヶ丘ファカルティーハウスという施設のための英文事務サポートです。

こちらの建物は主に外国人研究者の宿泊用の施設だそうで、施設内の案内は
日英二ヶ国語表記にする必要があります。
そこで私は翻訳やアメリカ人の支配人(前職の元同僚)のいわばバーチャル秘書をしています。

インターネットと電話のおかげで遠隔地でも全く不自由なく仕事ができるので
喜んでいただいています001.gif

ところで、このファカルティーハウス、
一階のレストランは完全フリーで一般の方も利用可能です。
お値段は1,000円以下で各種ランチ(和食)が食べられます。
コーヒーも美味しいのでおススメです。都内にお住まいの方は
ふらっと東大で昼ごはんなんていかがでしょうか。
話題性は結構あると思いますよ058.gif

by lesj | 2010-07-27 18:38 | 英文事務代行